Rollout-Konzept BigBlueButton als Kommunikationsplattform in der Corona-Krise (Mittelgroße unternehmen)

Hinweis: Dieses Konzept basiert teilweise schon aus echter Erfahrung bei der aktuellen Schnelleinführung von BigBlueButton und teils noch aus Plausibilitätsannahmen, das es gerade Work-In-Progress ist.

Installation & Konfiguration

Idealerweise sollte ein Linux-Admin die Installation vornehmen. Es können auch andere ITler sein – diese werden jedoch deutlich länger benötigen. Grundsätzlich ist BigBlueButton schon ziemlich gut dokumentiert. Die Installation sollte laut offizieller Empfehlung auf einem Linux-Server mit folgenden Hardwarevoraussetzungen BigBlueButton stattfinden. Falls die Hardware-Ressourcen pro kommunizierenden Mitarbeiter nicht ausreichen, können performance-lastige Features (z.B. Aufzeichnungsmöglichkeit und Webcam-Verwendung) erstmal ungenutzt bleiben (Quellen). Leider können wir an dieser Stelle nur die Anleitung für eine (nicht ganz vollständige) Windows-basierte Testinstallation bereitstellen

Parallel zu Installation & Konfiguration

Um keine unnötige Zeit verstreichen zu lassen, arbeiten sich mindestens zwei IT-Kollegen (sollte nicht der Linux-Admin sein, da dieser ja beschäftigt ist) arbeiten sich intensiver in die Nutzung und Administration von BigBlueButton ein.

Test

Anschließend wird die Performance durch ein reales Meeting und Arbeitschats innerhalb der IT-Abteilung getestet, auch um einen ersten Eindruck zu gewinen (dieser dürfte überwältigend positiv ausfallen). Hierzu wird ein Termin am Folgetag vereinbart und die Hardwarevorraussetzungen kommuniziert (Rechner, Headset (oder wenigstens den Lautsprecher am Rechner), unbegrenztes Datenvolumen beim Internetprovider – weil das Nutzen von Big Blue Button recht viel Datenvolumen kostet). Zusätzlich wird der Link  zum Raum kommuniziert und dazu aufgefordert sich zu registrieren.

Prioritäten beim Ausrollen

Ist der Test bei der IT-Abteilung erfolgreich, wird als nächstes der Unternehmens-Krisenstab bzw. die Unternehmensleitung bzgl. Big Blue Button arbeitsfähig gemacht werden. Danach kann ein Ausrollen auf die anderen Abteilungen stattfinden. Da die Hardware-Ressourcen nicht für alle und alles ausreichen werden, sollte man sich frühzeitig mit der Lastreduktion bei Big Blue Button beschäftigen. Dies kann so stattfinden, dass die Abteilungsleiter zwei IT-affine & verfügbare Kollegen aus ihrer Abteilung bestimmen, die dann von den beiden IT-Kollegen, die sich schon eingearbeitet haben, innerhalb einer Big Blue Button-Session mit diesem Tool in den Rollen Nutzer, Präsentator und Moderator vertraut machen. Diese Kollegen können dann in ihren Abteilungen als Multiplikatoren und Moderatoren für die ersten Meetings fungieren. Diese Aufgaben weiterzudelegieren entlastet die IT-Abteilung in der Folgezeit, die mit der Herstellung der HomeOffice-Arbeitsumgebung ohnehin stark belastet ist. Bezüglich Registrierung der neuen Nutzer lies hier.

Kommunikation

Es ist immer mit Rückfragen der Kollegen zu rechnen, was Zeit kostet: “Wie gehe ich damit um, wenn ich dies und das nicht habe? Hat das neue Tool auch Feature XY haben, etc.

Da jede Schnelleinführung eines solchen Systems, die aufgrund der Krise unumgänglich ist, bedeutet Bananen-Software – sie reift beim Kunden. Das sollte man auch so kommunizieren.

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